社内規程の改訂

会社の秩序を維持するためのルールである社内規程は、制定されたら終了する訳ではなく、常に改正・改訂を行っていく必要があります。経営環境が変化しているにも関わらず、社内規程が作成された当時のままでは、経営環境と社内規程の間にズレが生じ、業務・仕事の効率が低下する、従業員のモチベーションが低下し経営コストが増加するなどといったデメリットが発生するからです。
規程を運用するためには、適切な見直しが行われているということが前提になります。では、どのような手順で規程を改訂すれば良いのでしょうか。

●規程委員会の発足

各部門が勝手に見直しを行っていると、相互に矛盾が生じたり、規程の様式などがバラバラになるおそれがあるので、規程の見直し作業は、全社一斉に行うべきでしょう。 全社が一斉に見直し作業を行うには、これを統一的に統制する組織が必要になります。
そこで、規程の見直しを効率的に行うために、総務部門が中心になって、各部門から委員を選任して規程委員会を発足させることになります。

●見直しスケジュールの立案

規程の見直しにはある程度の期間を要します。ゆとりのあるスケジュールを立案し、規程委員各々の担当を明らかにしたうえで、計画的な見直し作業を行わなければなりません。

●規程体系の検討

まだ自社において規程の体系が整備されていない場合は、規程の体系化を図り、これに基づいて規程を整備していく必要があります。体系化がなされていないと、部門毎に同種の規程が重複して作られるといった不都合が生じる可能性があるからです。

●見直しのチェックポイント

規程の見直しは、次のような観点に注意し、チェックを行います。

・規程と実態との差異
・関連規程との整合性
・関連法令の改正状況
・用字・用語の使い方
・追加条文と削除条文の確認

●見直し規程の公布、施行

見直しを行った規程は、規程の制定権者の決裁を受けて公布することになります。

上記のような手順をもって規程を改訂します。