内容証明郵便による滞納賃料の回収

■内容証明郵便とは

もし、賃借人が家賃を支払わずにいる場合、いきなり訴訟へと持ち込むのではなく内容証明郵便を用いて心理的なプレッシャーを与えるのが効果的です。

内容証明郵便とは、「誰が」・「いつ」・「どんな内容」の郵便を「誰に」送ったかを郵便局が証明してくれる特別な郵便物です。
通常の郵便物ですと、相手方が「そんな郵便物受け取っていない」と主張を行ったり、貸主側が「いや、確かに送った」などの別の不毛なトラブルに発展しかねません。
しかし、内容証明郵便を利用することにより、その郵便物を発送した事実・その内容・相手に配達された日付のなどの証明を郵便局が行ってくれるので、後々訴訟になった場合に有力な証拠となります。
例えば、家賃滞納者に対する建物明け渡し訴訟において、内容証明郵便は借主に対し、貸主は支払い催告や解除通知を行っていた旨の主張を立証してくれます。

ただ、内容証明郵便自体に特別な法的な効力はありません。
あくまで配達した事実を郵便局が証明するだけに過ぎないのですが、実際には裁判など法的措置の事前段階で用いられるため、受け取った賃借人が支払いに応じるケースが多いようです。法律に詳しくない方が内容証明郵便を受け取った場合、面倒な裁判などに持ち込むのは嫌だと感じるので、今まで返事がなかった場合でも返信がくることが多い傾向があります。

つまり、内容証明郵便の効力として①証拠力を得る効力、②心的圧迫を与える効力　③確定日付を得る効力、があるのです。

内容証明郵便は、こちら側から送った事実は証明してくれますが、相手方が受け取ったという事実までは証明してくれません。
したがって、相手方が受け取ったという立証のためには、別の配達証明郵便を利用する必要があります。配達郵便証明には相手方が手紙を受け取ったという事実と、受け取った日付を証明する効力を持ちます。

また、内容証明郵便を一度送ってしまうと訂正を行うことができません。誤った記載をしてしまった場合、裁判などの際に逆に不利になってしまう可能性があるので、記載に当たっては慎重に行うことが大切です。



■内容証明郵便の書き方

実際に内容証明郵便を書く場合には多くのルールが存在します。
内容証明郵便は1枚にかける文字数の限度が520字以内で、縦書きの場合は用紙１枚26行以内かつ1行20文字以内となっており、横書きの場合には
①用紙1枚26行以内かつ1行20文字以内、②用紙１枚40行以内かつ1行13文字以内、③用紙1枚20行以内かつ1行26文字、の3パターンがあります。

文字はひらがな、カタカナ、漢字、数字で書かなければならず、外国語（英語）は固有名詞のみに限り使用が可能です。
例え差出人が外国人であっても、日本語で書かなければなりません。
句読点や記号は１文字として計算します。そのため通常の作文では文末の句読点は欄からはみだしますが、内容証明郵便の場合には句読点も１文字として計算するので、次の行の１行目に書くことになります。

家賃滞納者に対して内容証明郵便を差し出すときには、上記のルールを守ったうえで、誰と誰との間で生じた契約で、どの不動産に関する賃貸借契約かをはっきりと明記する必要があります。これらが記載されていないと、どの物件を指しているのかが不明とされ、裁判において不利になる可能性があります。
次に、支払ってもらいたい家賃を記載し、滞納中の家賃の支払いを催促する内容を促します。ただ、ここで間違った算出をしてしまうと、内容証明郵便は訂正を行うことができないので、面倒なトラブルを招きかねません。そのため、事実確認をしっかりと行った後で通知しなければいけません。

なお、内容証明郵便に枚数の制限はありませんので、長文の場合は2枚～3枚になるときもあります。

内容証明郵便は、受取人が一人の場合であっても同じ内容の文面を三枚用意する必要があります。なぜ三枚必要かというと、一通は受け取り側に送り、一通を郵便局に保管し、一通を差出人に返却するためです。ただ、すべて手書きの必要はなく、コピーでも効力を生じます。

郵便局に提出するのは、内容証明郵便の文書、差出人・受取人の住所・氏名が書かれた封筒です。
受付において受け取った証拠と日付のスタンプが押され、受領証と控用の文書が交付されることにより手続きが完了となります。