内容証明郵便の作成方法について

内容証明郵便の作成方法

１．内容証明の用紙
紙の大きさや厚さは自由で、身近にある便箋、原稿用紙、コピー用紙など、どのような用紙でも構いません。内容証明専用の用紙も売っており、文字数に合わせて罫線が引いてあります。また、最近はパソコンで作る方も増えています。

２．使用する筆記用具
手書きでもパソコン、ワープロなどの印刷式でも構いません。手書きの場合はボールペンが一般的です。鉛筆でも構いませんが、消そうと思えば消えてしまうので常識的に考えて不適切です。

３．内容証明の形式　
縦書き、横書きは自由で、１枚５２０字以内、１行あたりの文字数、１ページあたりの行数が決まっています。
・縦書きの場合　１行２０字以内、１ページ２６行以内
・横書きの場合　１行２０字以内、１ページ２６行以内
　　　　　　　　　　 １行１３字以内、１ページ４０行以内
　　　　　　　　　 　１行２６字以内、１ページ２０行以内
＊内容証明では半角、句読点や記号、カッコも１文字と数えます。
＊パソコンの場合は、句読点が最後にくると自動的に２１字になってしまうので、１行１９字以内にしておいた方が安全です。

４．使用する文字
文字については、ひらがな、カタカナ、漢字、数字が使用可能で、固有名詞(会社名・商品名）に限り、英語の使用が可とされています。一般的的な記号（kg、＋、％など）は使用でき、１文字として数えます。

５．同文のものを３通作成
内容証明は全く同じものを３通作る必要があります。
　①相手への送付用
　②郵便局保管用
　③自分控え用
全く同じものでなくてはいけないので、手書きの際はカーボン紙などで複写する。パソコンの場合はプリントする。どちらにせよコピーをとるのが一番楽でしょう。

６．内容証明の文面と書き方
　①タイトルについて
　　 タイトルは必ずしもつける必要はありませんが、つけたほうが相手への圧力はあるかもしれません。一般的に「通知書」「催告書」「警告書」がよく使われます。
　②文面について
　　 自分の要求を書けばいいのですが、名誉毀損や、恐喝、脅迫にならないように注意してください。 また、自分に不利な事も証拠になってしまうので要注意です。
　③その他の記入について
　・年月日を最初か最後に記入
　　（内容証明が日付を証明してくれるので記載しなくても結構です。）
　・差出人と受取人の記載
　　（ 差出人と受取人の住所と氏名を記載することが多いです。）
　・差出人の氏名の下に捺印
　　（必須ではありませんが、捺印した方が、本人が作成した証拠になります。）

７．訂正方法
間違えた場合は二重線を引き、隣に正しい文章を記入します。塗りつぶしたり、修正液で消してはいけません。そして欄外に「○字削除、○字加入」と記入し印鑑を押します。
訂正方法がわからない人はワープロなどでの作成をお勧めします。

８．文面が２枚になる場合
内容証明の文面が２枚になる場合は、片方をホッチキスでとめて、紙と、紙のつなぎめに、通知人の印鑑を押します。ホッチキスの留め方が分からない場合は、印鑑と文面をもって郵便局で聞いた方が良いでしょう。

９．封筒
封筒は普通の封筒で結構です。表に受取人の住所、氏名を書きます。裏に、差出人（自分）の住所、氏名、を書きます。この住所、氏名は、内容証明郵便の文章中のものと同じにしてください。また、封筒の中には内容証明以外の文書以外のものを入れてはいけません。

内容証明郵便の出し方

１．郵便局を決める
どこの郵便局でも内容証明郵便を取り扱っているわけではありません。
　①どこの郵便局でやっているのか
　②何時まで内容証明をだせるのか
　　（大きい郵便局の場合は２４時間内容証明郵便の受付をしています。）

２．持参するもの
　①手紙３通（内容証明郵便にする手紙で同文のもの）
　②封筒１通
　　 封筒は表側に受取人の住所と氏名を書き、裏側に差出人（自分）の住所と氏名を書いたもの。
　 （郵便局で手紙の内容を確認した後に封をするので、封をしないで持って行きます。
　③印鑑（必ず必要ではありませんが、郵便局で訂正を求められたときのために、内容証明郵便の文書に押したものと同じ印鑑を持参しておきましょう。）
　④お金（料金は１枚１２２０円　１枚増えるごとに２５０円増えます。）

以上を用意したうえで、郵便局に行き窓口で「配達証明つき内容証明郵便でお願いします」と言います。郵便局員が内容をチェックしてくれます。最後に受領書を渡してくれます。この受領書は内容証明郵便の閲覧や紛失時の証明に必要となりますので、大切に保管しておきましょう。

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